ILMU ADMINISTRASI

“RESUME KULIAH ILMU ADMINISTRASI”


Dosen:
H.Mulkanasir, BA, Spd, MM.
NIP.150210638





Disusun Oleh:
Abdul Rahman
107053002786





MAHASISWA JURUSAN MANAJEMEN DAKWAH
FAKULTAS DAKWAH DAN KOMUNIKASI
UIN SAYARIF HIDATULLAH
JAKARTA 2008




“ADMINISTRASI”


Pengertian-pengertian
Ilmu Administrasi adalah ilmu yang membahas proses teoritis tentang pengendalian kerja sama sejumlah manusia dalam organisasi. Administrasi adalah keseluruhan proses penyelenggaraan kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. Ilmu Administrasi tidak ada artinya tanpa dipraktekan, oleh karena itu para ilmuan menghilangkan kata ilmu.

Percabangan Ilmu Pengetahuan
Cabang ilmu meliputi:
• Ilmu Eksasta meliputi Kimia, fisika, matematika, statistika dll.
• Ilmu Sosial meliputi I.Hukum, I.Ekonomi, I.Politik, I.Sosiologi dan I.Administrasi sehingga menghasilkan Administrasi Negara dan Adminisrtasi Niaga.
• Humaniora meliputi Sastra, seni tari, seni musik, seni rupa dll.

Administrasi Sebagai Ilmu
Dalam sejarah kehidupan manusia banyak pengalaman dan fakta yang dapat bercerita bahwa kerja sama mampu menciptakan karya besar. Mengendalikan kerja sama agar efektif dan efisien dalam mewujudkan solidaritas manusia perlu dipelajari secara ilmiah. Hasil analisis terhadap objek tersebut telah menampakkan sebagai ilmu dan disanalah diterima administrasi sebagai ilmu (predikat ilmu administrasi).

Akar kata (Etimologi)
Ad + ministrate (Bhs.Latin) : Melayani, membantu memenuhi. Arti sempit  (Ketatausahaan). Administration (Bhs.Inggris). Administratie (Bhs.Belanda). Arti sempit  Dapat menimbulkan hal yang keliru.

Ciri-ciri Administrasi ada 5, yaitu:
1. Adanya 2 manusia yang saling berhubungan dan saling berkomunikasi.
2. Adanya kerja sama yang baik secara horizontal dan vertikal.
3. Bimbingan pengawasan dan kepemimpinan  Seseorang yang mampu memberikan pengaruh kepada suatu organisasi.
4. Sebuah tujuan.
5. Proses kegiatan.

Sifat-sifat Administrasi meliputi sebagai berikut:
• Pengendalian pada suatu proses kegiatan sehingga hasilnya lebih efektif.
• Berlangsung menyatukan gerak langkah sejumlah manusia untuk mencapai tujuan tertentu.
• Sebuah proses pengendalian yang sadar akan sebuah tujuan  Hasil yang berkualitas.
• Merupakan ilmu yang terpakai dalam merangkai suatu harapan.

Penggolongan Ilmu Administrasi terbagi 2, yaitu:
1. Administrasi Negara  Suatu proses kerja sama yang berhubungan dengan pelaksanaan kebijakan negara  peraturan negara.
Tujuan Administrasi Negara adalah kesejahteraan rakyat.
2. Administrasi Niaga (swasta)  Kegiatan-kegiatan dari organisasi-organisasi
niaga dalam usahanya mencapai tujuan memperoleh keuntungan.

Perbedaan Administrasi Negara dan Niaga:
• Administrasi Negara
Pelayanan publik, peraturan 2, kebenaran, kurang efeftif, kepentingan umum, social welfare (kesejahteraan sosial).
• Dilihat Dari Sisi
Tujuan, dasar, mengutamakan, kenerja, sifat, sasaran.
• Administrasi Niaga
Keuntungan, peraturan, hasil, sangat efektif, persaingan bebas, kesejahteraan individu.


Administrasi dan Managemen
• Yang menyatakan Sama:
1. William H Newman  Yang dimaksud Administrasi termasuk didalamnya managemen.
2. M.E. Dimock  Administrasi dan managemen adalah suatu pendekatan yang terencana untuk memecahkan masalah.
• Yang menyatakan Berbeda:
1. Dalton E.MC Farland  Administrasi sebagai penentu tujuan, managemen sebagai pelaksan kebijakan.
2. Ordway Tead  Administrasi merupakan proses yang bertanggung jawab atas penentuan tujuan, dimana organisasi dan managemen digariskan, disini sifatnya menentukan garis besar dari pada suatu kebijakan dan pemberian penghargaan (general policies).

Hubungan Administrasi dan Managemen
1. Administrasi  Didalam managemen pasti ada administrasi.
2. Organisasi  Organisasi sebagai wadah dan Didalam organisasi pasti memerlukan administrasi atau administrasi dikelola oleh organisasi.
3. Managemen  Manager mengatur organisasinya.
4. Kepemimpinan  Manager mempunyai tugas mengatur dan memimpin didalam organisasi.
5. Pengambilan keputusan  Seorang pemimpin atau manager harus bisa mengambil keputusan didalam organisasinya.
6. Hubungan antar manusia  Pemimpin harus berinteraksi kepada bawahannya sehingga terjadinya kontak sosial.

Kecakapan Administrasi/Managemen dan Teknis
1. Lower:
• Menguasai tugas operasional
• Diperlukan keterampilan teknik

2. Middle:
• Penghubungan kebijakan pimpinan tingkat atas bagi pimpinan tingkat bawah
• Kemampuan menterjemahkan kebijakan
• Managemen skill>technical skill
3. Top:
• Bertanggung jawab atas berhasilnya misi organisasi
• Menentukan kebijakan
• Pembina pengarah dan pembimbing

Efisiensi dan Efektifitas (Efficiency and Efectiveness)
#) H.Emerson
Efisiensi adalah rasio antar input dan output, antara keuntungan dan biaya (antara hasil kerja dan sumberdaya yang digunakan) seperti halnya hasil maksimum yang dicapai dengan penggunaan sumber daya yang terbatas dengan kata lain apa hubungan antara yang telah diselesaikan dengan apa yang harus diselesaikan.

Hakekat Ilmu dan Administrasi
• Hakekat Ilmu
Meliputi Kesadaran (kemampuan) dan Nalar (berfikir)  merasakan dan mencapai Sesuatu yaitu Knowladge  Berada diruang bebas.
• Knowladge
Semua pengetahuan (unsur kognitip rasional)  Ada objeknya, mempunyai metode, bersifat universal, sistematik  menghasilkan Inpect (dampak), yaitu:
Wawasan Nalar dan Pekerjaan.
Hakekat Ilmu Administrasi  Pemikiran/penalaran (Rasional/sistematis)  Terungkap pemikiran baru  Menciptakan keteraturan hubungan antar manusia  melahirkan 2 unsur, yaitu Ilmu (knowladge) dan kemahiran keterampilan.
Administrasi dapat dilihat pada dua sisi yaitu: satu sisi Administrasi sebagai ilmu dan satu sisi Administrasi sebagai kemahiran/keterampilan/pekerjaan.
Administrasi Sebagai Ilmu (knowladge)
• Muncul melalui alur yang radikal, rasional dan obyektif.
• Sifatnya tidak mutlak dari segi pendekatan spekulatip.
• Outputnya berada pada dunia maya berupa pemikiran-pemikiran dan gagasan-gagsan.

Administrasi Sebagai Keterampilan atau Pekerjaan
• Sebagai profesi atau suatu pekerjaan yang harus diselesaikan secara tuntas dan memuaskan.
• Administrasi sebagai pekerjaan outputnya adalah dunia nyata atau kongkrit.
• Berfungsi untuk menemukan pembagian kerja dalam bermacam-macam kemampuan manusia.
Profesionalisme Administrasi bekerja karena dua dorongan (motivasi):
1. Dorongan ingin memperoleh hasil.
2. Dorongan moralitas agama.

Perkembangan Administrasi Sebagai Seni
Perkembangan ini melalui 3 tahap, yaitu:
1. Tahap pra sejarah yang berakhir tahun 1M.
• Zaman Mesopotamia  Yaitu kurangnya peninggalan sejarah.
Pemerintah, perdaganggan, komunkasi dan pengangkutan.
• Zaman Babylonia  Kurangnya peninggalan sejarah.
Pemerintahan, perdagangan, perhubungan, dan pengangkutan.
• Zaman Mesir Kuno  Sudah banyak peninggalan yang dapat dipelajari.
Pemerintahan, militer, perpajakan, perhubungan, dan pertanian/irigasi.
• Tiongkok Kuno  Terdapat 3 tokoh: Konfusius, Chow dan Mo Ti.
 Konfusius adalah seorang rohaniawan, ia ahli filsafat dan ia seorang negarawan/administrator. Ia telah menulis sebuah karya buku yang berjudul Rules Of Publick Administration.
 Chow adalah seorang mantan perdana mentri, karyanya adalah The Konstitution Of Chow yang didalamnya berisikan: Kejujuran, Kecakapan, Pengabdian, Pengetahuan kenegaraan, Kemampuan bekerja keras, dan produktifitas.
 Mo Ti adalah seorang perdana mentri yang membidangi industri pertanian.
• Romawi Kuno  Yaitu terdapat peninggalan buku yang berjudul The Office dan The Law.
• Yunani Kuno  Adanya konsep Demokrasi (memihak rakyat) siapa mereka? Pria, Dewasa berumur 21Tahun, lahir di Athena, orang tuanya berada di Athena. Pembentukan Parlemen dan yang tergolong rakyat harus menjadi pegawai negeri.
2. Tahap Sejarah (mulai dari tahun 1M  1886)
• Di Roma:
Menunjukan perkembangan Administrasi yang cukup baik ditiru sampai zaman modern sekarang ini.
• Di Inggris:
Adanya Revolusi Industri 1 mengakibatkan adanya perubahan radikal dibidang administrasi dan managemen.
Pada tahun 1886 terdapat adanya gerakan yang berakibat: Berakhirnya Administrasi sebagai seni semata dan Berakhirnya tahap sejarah dan tibanya zaman modern.
3. Tahap Modern 1886  Sekarang.
• Di Amerika Serikat:
Ditandai dengan lahirnya gerakan Administrasi/Managemen Ilmiah yang dipelopori oleh Frederick W Taylor dari Amerika Serikat pada tahun 1886. Dia mengarang buku yang berjudul “The Principles OF Sicientific Management” yang diterbitkan pada tahun 1911 yang berisikan tentang persoalan kinerja tidak efektif.
• Di Prancis:
Pada tahun 1916 Henri Fayol menciptakan buku yang berjudul “General And Industrial Management” yang berisikan tentang persoalan Pimpinan gagal dalam mengelola SDM.
Perkembangan Administrasi Sebagai Ilmu
Yaitu melalui Filsafat  Pengetahuan melalui Eksasta, Sosial dan Humaniora yang menghasilkan Administrasi.
Perkembangan ini melalui beberapa tahap, yaitu:
Tahap Survival mulai tahun 1886 - 1930 yang dibawa oleh Frederick W Taylor. Tahap Konsolidasi dan Penyempurnaan pada tahun 1930 - 1945  Disempurnakan tak terbantah pemberian gelar sarjana. Tahap Human Relation pada tahun 1945 – 1959  Perhatian kepada hubungan formal dan informal manusia. Dan Tahap Behaviouralisme pada tahun 1959 – sekarang  Perhatianperilaku dan tindak tandukInpecknya bagi organisasi.

Funsi-fungsi Administrasi
Fungsi Administrasi terbagi 2, yaitu:
1. Fungsi Primer:
Planing, organizing, comanding, koordination, control, communication.
2. Fungsi Sekunder:
Tata usaha, keuangan, personalia, logistik, humas.

Kerangka Perencanaan
Perumusan tujuan, penetapan kegiatan, perkiraan waktu, infentarisasi metode kerja, infentarisasi saran prasarana, rencana pengawasan, jumlah dan sumber dana.
Klasifikasi Perencanaan meliputi perencanaan segi waktu, perencanaan segi luas bidang dan perencanaan segi wilayah.

Pengorganisasian
Ada 3 bentuk pengorganisasian yaitu: Organisasi lini, staf, staf dan lini.
Azas Organisasi  Organisasi harus fungsional, jelas pembagian kerjanya, mengatur pelimpahan wewenang/tanggung jawab, mengatur rentangan kontrol, diwujudkan dalam kesatuan perintah dan harus fleksibel.


Pengarahan (conabding)
 Bimbingan/pengarahan untuk menjaga/memelihara dan memajukan/mengembangkan secara struktural dan fungsional. Yang isinya:
Memberikan perintah yang jelas, memberikan juklak, memberikan kesempatan untuk meningkat, memberi kesempatan pro aktif/merasa memiliki, memberikan koreksi personil yang keliru dan memutasikan personil pada bidang yang sesuai.

Koordinasi (coordination)
 Suatu proses untuk menciptakan keterpaduan, kegiatan searah, pekerjaan tertib, tidak kacau/bentrok menuju tujuan yang dilepaskan. Untuk mencapai keterpaduan perlu dilakukan rapat  Rapat rutin, berkala dan darurat.

Pengawasan (control)
Tujuannya adalah menghimpun informasi, memperoleh data yang falid, pengembangan cara kerja dan mengetahui tingkat pencapaian.



Komunikasi (communication)
 Kegiatan manusia dalam mengirimkan/mengoper simbol-simbol/lambang disisi lain menerima. Ada 5 elemen pokok komunikasi: Komunikator, saluran, pesan, penerima dan respon.

Fungsi Sekunder Administrasi  Langkah penunjang dalam melakukan pengendalian kerja sama (Administrasi dalam arti sempit)  Tata usaha, keuangan, personalia, logistik, humas dan komunikasi.

Tata Usaha berfungsi  Meringankan pekerjaan pimpinan dan memberikan pelayanan.
Kegiatan tata usaha pada umumnya adalah: Daftar hadir/absensi, dokumentasi data, agenda arsip dan expedisi (pencatatan).



Keuangan (financial)
 Keseluruhan orang yang dipekerjaan dalam badan tertentu untuk melaksanakan kegiatan dalam organisasi. Unsur-unsur terpenting: Perencanaan, pengelola dan pengembangan.

Perlengkapan
Kriteria perlengkapan: Barang habis pakai dan barang tahan lama  Barang bergerak dan barang tidak bergerak. Proses pengelolaan: Pengadaan-inventaris-distribusi-penyimpanan-pemeliharaan dan penghapusan.

Humas (public relation)
Tugas pokok:
 Menyebarluaskan informasi, menyiapkan bahan yang akan dikomunikasikan pimpinan, menyusun/mengembangkan rencana pelayanan masyarakat dan menjelaskan informasi yang telah disampaikan oleh pimpinan.

Azas-azas informasi:
 Formal dan obyektif, mendorong partisipasi, memberikan gambaran kematangan organisasi, kontinyu, opini masyarakat sebagai feed back (umpan balik) dan tidak bertentangan dengan yang sebenarnya.

Administrasi Pembangunan
 Merupakan penerapan Administrasi dalam pembangunan, sebagaimana penerapan dalam Administrasi pendidikan dll. Fokus Administrasi Pembangunan adalah pada usaha mengendalikan kerja sama manusia dalam perbaikan peningkatan keseluruhan kehidupan manusia baik menyangkut kesehatan, ekonomi, sosial, pendidikan dll dengan cara sengaja agar lebih efektif dan efisien. Untuk mewujudkan pembangunan yang efektif maka perlunya pengendalian oleh organisasi besar dalam hal ini adalah pemerintah. Disini kita kenal adanya Pembangunan Nasional.



Administrasi Pembangunan Nasional
 Pembangunan yang diselenggarakan oleh pemerintah bersama seluruh lapisan masyarakat untuk mencapai tingkat kesejahteraan hidup tertentu baik yang bersifat material meupunspiritual (Prof DR. H. Hadarai Nawawi)
Proses Pengendalian Pembangunan
 Perencanaan pengendalian, pengorganisasian pembangunan, bimbingan dan pengarahan pembangunan, koordinasi pembangunan, kontrol pembangunan dan komunikasi pembangunan.

Administrasi Organisasi Non Profit
 Sebagai suatu kerja sama dalam organisai yang tidak berorientasi pada financial. Ketua ataupun pimpinan dalam suatu organisasi harus memfungsikan diri sebagai seorang administrator, fokusnya adalah diarahkan pada kerja sama yang efektif dan efisien.
Sifat Organisasi Non Profit
Organisasi Non Profit tidak dapat melepaskan diri dibirokrasi, pekerjaannya lamban, terikat prosedur, dibatasi oleh kewenangan dan timbul kesan keliru.
Mengapa timbul kesan keliru? Setidaknya ada 2 yang menjadi sebab:
Kurangnya pengetahuan makna, tugas dan tujuan dan Secara subyektif sifat dan gaya kepemimpinan yang tidak mendukung tugas dan fungsi.

Apakah Organisasi identik dengan Birokrasi?
Birokrasi diperlukan dalam pelaksanaan pembangunan. Mengapa?
Kegiatan benar-benar terarah untuk mempercepat pencapaian perubahan, perkembangan, peningkatan dan kemajuan yang diinginkan oleh masyarakat dan bangsa yang sedang membangun.
Karakteristik Birokrasi: Birokrasi Struktural, birokrasi prilaku dan birokrasi pencapaian Tujuan.

Kehawatiran Iptek
Yaitu meliputi: Ketakutan, memuja, mengaburkan benar dan salah, kekerasan sebagai hal yang wajar.